Digitale Post in der Stadtverwaltung
Gehen Sie zweimal täglich zum Briefkasten und holen frühmorgens die Zeitung und gegen Mittag die Post? Stellen Sie sich vor, in der Stadtverwaltung müssten alle Mitarbeitenden ihre Post ebenfalls selber holen. Das wären doch viele Botengänge.
Natürlich ist das nicht nötig, denn die Post wird in der Stadt bis auf wenige Ausnahmen zentral bearbeitet. Aber noch trifft sie oft physisch bei uns ein – wöchentlich sind es rund 11’000 Briefe! Viele städtische Arbeitsabläufe hängen noch an «papierenen» Prozessen: Gesuche und Rech-nungen gehen per Post ein, es werden Formulare ausgedruckt und Unterlagen beigelegt. Die eingehende Post muss sortiert und den zuständigen Abteilungen zugestellt werden – alles von Hand. Gerade in Zeiten des mobilen Arbeitens zeigen sich die Schwachstellen dieser Arbeits-weise: Zeitintensive Kommunikation, aufwändige Logistik, erschwerte räumliche und zeitliche Flexibilität. Digitale Prozesse versprechen mehr Sicherheit, einen konsequenten Datenfluss so-wie Zeit- und Kosteneinsparung.
Die Stadt Winterthur treibt daher die Digitalisierung prioritär voran. Unsere Geschäftsprozesse sollen digitaler und effizienter werden. Zurzeit sind wir an der Einführung eines «Enterprise Con-tent Management Systems», das die Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten ermöglicht und Geschäftsprozesse elektronisch abbildet. Zeitgleich führen wir ein «Enterprise Resource Planning System» ein. Dieses ermöglicht die elektronische Planung und Steuerung von finanziellen und personellen Prozessen.
Die Einführung beider Systeme ist weit fortgeschritten. Um deren Potenzial voll zu nutzen, braucht es digitale Dokumente, die medienbruchfrei verarbeitet werden können. Wir sind deshalb daran, unseren Posteingang zu digitalisieren. Ein Grossteil der Briefe soll künftig zentral einge-scannt und digital verteilt und weiterverarbeitet werden. Zudem werden wir auf unsere Lieferan-tinnen und Lieferanten zugehen und sie motivieren, auf die elektronische Postzustellung umzu-stellen.
In der Stadtverwaltung Winterthur werden somit die Briefbotengänge deutlich abnehmen. Auch Sie werden davon profitieren, indem Sie künftig mehr Behördengänge digital und zeitsparend abwickeln können. Den Briefkasten zuhause müssen Sie trotzdem noch von Hand leeren. Das bleibt eine gute Gelegenheit für einen Schwatz mit Ihren Nachbarinnen und Nachbarn.
